หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย

               ในทางปฏิบัติของการบริหารงานบุคคล คำถามที่นายจ้าง ฝ่าย HR ผู้จัดการ และเจ้าของกิจการถามกันอยู่เสมอคือ หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย เพราะหลายบริษัทเข้าใจว่าเพียงพิมพ์เอกสารขึ้นมาฉบับหนึ่งแล้วเรียกว่า “หนังสือเตือน” ก็ใช้ลงโทษหรือใช้เป็นฐานสำหรับการเลิกจ้างได้ทันที แต่ในความเป็นจริง กฎหมายแรงงานไทยวางหลักไว้ค่อนข้างชัดว่า หนังสือเตือนที่ชอบด้วยกฎหมายต้องมีเงื่อนไขและองค์ประกอบที่สำคัญ หากทำไม่ถูกต้อง แม้นายจ้างจะเห็นว่าลูกจ้างทำผิดจริง แต่เมื่อนำคดีขึ้นสู่ชั้นพนักงานตรวจแรงงานหรือศาลแรงงาน หนังสือเตือนนั้นอาจถูกตีความว่า “ไม่มีผลตามกฎหมาย” และส่งผลให้นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยหรือแพ้คดีได้
               ประเด็นนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับ พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119 (4) ซึ่งวางหลักว่า หากลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว หากลูกจ้างกระทำผิดซ้ำภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด นายจ้างอาจเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ แต่หนังสือเตือนนั้นต้องเป็นหนังสือเตือนที่มีลักษณะถูกต้องตามหลักกฎหมาย และหนังสือเตือนมีผลบังคับได้ ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด เว้นแต่กรณีความผิดร้ายแรงซึ่งนายจ้างอาจไม่จำเป็นต้องตักเตือนก่อน
              บทความนี้ ทนายนิธิพล จะอธิบายอย่างละเอียดว่า หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย ต้องมีข้อความอะไรบ้าง ลูกจ้างไม่เซ็นรับจะมีผลหรือไม่ ความผิดแบบใดต้องเตือนก่อน และความผิดแบบใดเลิกจ้างได้ทันที เพื่อให้นายจ้าง ลูกจ้าง และฝ่ายบุคคลสามารถนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง

             หนังสือเตือนคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
             หนังสือเตือน หรือหนังสือตักเตือน คือ เอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้างเพื่อแจ้งว่าลูกจ้างได้กระทำการฝ่าฝืนระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรมของนายจ้าง พร้อมทั้งเตือนให้ระมัดระวังไม่ให้เกิดการกระทำผิดซ้ำอีกในอนาคต

             ความสำคัญของหนังสือเตือนมีอยู่ 2 มิติ มิติแรก คือ เป็นเครื่องมือทางวินัยภายในองค์กร ใช้เพื่อให้ลูกจ้างรับทราบพฤติการณ์ที่ไม่เหมาะสม และเปิดโอกาสให้ปรับปรุงพฤติกรรมก่อน มิติที่สอง คือ เป็น “หลักฐานทางกฎหมาย” ที่อาจมีผลอย่างมากในกรณีพิพาทแรงงาน โดยเฉพาะเมื่อมีการเลิกจ้างในภายหลัง หากนายจ้างอ้างว่าลูกจ้างทำผิดซ้ำคำเตือน แต่หนังสือเตือนเดิมไม่ชอบด้วยกฎหมาย นายจ้างอาจไม่สามารถอาศัยมาตรา 119 (4) เพื่อเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ ดังนั้น คำถามว่า หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย จึงไม่ใช่เรื่องเอกสารทั่วไป แต่เป็นเรื่องที่มีผลโดยตรงต่อภาระค่าชดเชย ค่าบอกกล่าวล่วงหน้า และความเสี่ยงในการถูกฟ้องคดีแรงงาน

            หลักกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับหนังสือเตือน
            หัวใจสำคัญของเรื่องนี้อยู่ที่มาตรา 119 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ซึ่งกำหนดกรณีที่นายจ้างสามารถเลิกจ้างลูกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยได้ หนึ่งในกรณีนั้นคือกรณีลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว เว้นแต่กรณีที่ร้ายแรง นายจ้างไม่จำเป็นต้องตักเตือน ทั้งนี้ หนังสือเตือนมีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด

            จากหลักกฎหมายนี้ จะเห็นเงื่อนไขสำคัญ 4 ข้อ คือ

             ต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้าง
             ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งนั้นต้องชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม
             นายจ้างต้องตักเตือนเป็นหนังสือก่อน
             หนังสือเตือนมีผลไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่กระทำผิด
             ถ้าขาดเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่ง การอ้างหนังสือเตือนเพื่อเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยย่อมมีปัญหาได้


             หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย
             นี่คือคำตอบสำคัญที่สุดของบทความนี้ หากจะสรุปให้เข้าใจง่าย หนังสือเตือนที่ใช้ได้ตามกฎหมายควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

             1. ต้องทำเป็นหนังสืออย่างชัดเจน
             กฎหมายใช้คำว่า “ตักเตือนเป็นหนังสือ” จึงหมายความว่า การต่อว่า การเรียกมาพูดคุย การแจ้งทางวาจา หรือการบ่นในไลน์กลุ่มโดยทั่วไป อาจไม่เพียงพอที่จะถือเป็นหนังสือเตือนตามมาตรา 119 (4) ได้ นายจ้างจึงควรจัดทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ

             2. ต้องระบุชื่อลูกจ้างและตำแหน่งให้ชัดเจน
             หนังสือเตือนควรระบุว่าออกให้แก่ใคร ตำแหน่งอะไร แผนกใด วันเดือนปีใด เพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งว่าเอกสารนั้นมุ่งหมายถึงบุคคลอื่นหรือไม่ชัดเจน

             3. ต้องบรรยายพฤติการณ์ความผิดให้ชัด
             นี่เป็นจุดที่พลาดกันมากที่สุด หนังสือเตือนไม่ควรเขียนเพียงว่า “ประพฤติไม่เหมาะสม” หรือ “ฝ่าฝืนระเบียบบริษัท” แบบกว้าง ๆ แต่ควรระบุว่า ลูกจ้างกระทำอะไร กระทำเมื่อวันเวลาใด ที่ไหน ฝ่าฝืนระเบียบข้อใด พฤติการณ์เป็นอย่างไร และก่อให้เกิดผลกระทบอะไร หากข้อความไม่ชัด ลูกจ้างอาจแย้งได้ว่าไม่รู้ว่าตนถูกเตือนเรื่องใด และต่อมาหากนายจ้างอ้างว่าทำผิดซ้ำ ก็อาจพิสูจน์ได้ยากว่าซ้ำเรื่องเดียวกันจริงหรือไม่

            4. ต้องอ้างระเบียบ ข้อบังคับ หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม
            มาตรา 119 (4) ไม่ได้ให้สิทธินายจ้างเตือนเรื่องใดก็ได้ตามอำเภอใจ แต่ต้องเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งที่ ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม เท่านั้น ดังนั้น หากคำสั่งของนายจ้างไม่เป็นธรรมเกินสมควร หรือขัดต่อกฎหมายแรงงาน หนังสือเตือนที่อิงกับคำสั่งนั้นก็อาจถูกโต้แย้งได้

            5. ต้องมีลักษณะเป็น “คำเตือน”
            หนังสือเตือนควรมีข้อความชัดว่าบริษัทกำลัง “ตักเตือน” ลูกจ้าง และกำชับมิให้กระทำผิดซ้ำในอนาคต เพราะหากเอกสารเป็นเพียงบันทึกประเมินผล หรือหนังสือแนะนำการทำงานทั่วไป อาจไม่ใช่หนังสือเตือนตามความหมายของกฎหมายได้

           6. ต้องแจ้งให้ลูกจ้างทราบ
           แม้กฎหมายไม่ได้บังคับว่าลูกจ้างต้องลงลายมือชื่อในหนังสือเตือนจึงจะมีผล แต่ในทางปฏิบัติ นายจ้างต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าได้แจ้งหนังสือเตือนให้ลูกจ้างทราบแล้ว เช่น ให้เซ็นรับทราบ หรือหากไม่ยอมเซ็นก็ควรมีพยานรับรอง หรือส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ หรือมีหลักฐานการส่งมอบที่ตรวจสอบได้

           7. ต้องออกภายในกรอบข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้
           ยิ่งออกหนังสือเตือนใกล้กับวันที่เกิดเหตุเท่าไร ยิ่งช่วยลดข้อโต้แย้งเรื่องความคลาดเคลื่อนของข้อเท็จจริง พยาน และเจตนาของนายจ้าง

           ลูกจ้างไม่ยอมเซ็นรับหนังสือเตือน หนังสือเตือนยังใช้ได้หรือไม่
           เป็นคำถามที่พบบ่อยมากในทางปฏิบัติ คำตอบคือ การที่ลูกจ้างไม่ลงลายมือชื่อรับทราบ ไม่ได้แปลว่าหนังสือเตือนเป็นโมฆะโดยอัตโนมัติ เพราะกฎหมายไม่ได้บัญญัติว่าหนังสือเตือนจะมีผลได้ต่อเมื่อลูกจ้างต้องลงชื่อรับเท่านั้น ประเด็นสำคัญอยู่ที่นายจ้างต้องพิสูจน์ได้ว่าได้แจ้งคำเตือนให้ลูกจ้างทราบแล้ว
           ในทางปฏิบัติที่รอบคอบ นายจ้างควรดำเนินการดังนี้ ให้ลูกจ้างอ่านหนังสือเตือนต่อหน้า หากไม่ยอมเซ็น ให้มีพยานอย่างน้อย 1-2 คนลงชื่อรับรองว่าได้แจ้งแล้วแต่ลูกจ้างปฏิเสธไม่ลงนาม หรือส่งหนังสือไปยังที่อยู่ลูกจ้างโดยวิธีที่มีหลักฐานการรับ ประเด็นนี้สำคัญมาก เพราะในชั้นคดี ศาลมักพิจารณาจาก “พยานหลักฐาน” ว่านายจ้างแจ้งจริงหรือไม่ มากกว่าจะดูเพียงว่ามีลายเซ็นลูกจ้างหรือไม่

           หนังสือเตือนมีผลนานเท่าไร
            ตามมาตรา 119 (4) หนังสือเตือนมีผลบังคับได้ ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด ไม่ใช่นับจากวันที่ออกหนังสือเตือนเสมอไป ถ้อยคำของกฎหมายใช้คำว่า “นับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด” จึงเป็นจุดที่นายจ้างต้องระวังเรื่องการคำนวณเวลาอย่างมาก ดังนั้น หากลูกจ้างกระทำผิดเมื่อวันที่ 1 มกราคม หนังสือเตือนเรื่องนั้นย่อมมีผลได้ไม่เกิน 1 ปีนับจากวันดังกล่าว ถ้าลูกจ้างไปกระทำผิดซ้ำหลังพ้นกำหนด 1 ปีแล้ว นายจ้างอาจอ้างหนังสือเตือนเดิมเพื่อเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยไม่ได้

           ทำผิดซ้ำคำเตือน ต้องเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่
           หลักสำคัญในคดีแรงงานจำนวนมากคือ การจะอ้างว่า “ทำผิดซ้ำคำเตือน” จนเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้นั้น โดยทั่วไปต้องเป็นการกระทำผิดในลักษณะเดียวกันหรือเรื่องเดียวกันกับที่เคยถูกเตือน มิใช่นำความผิดคนละลักษณะมาปะปนกันอย่างกว้างเกินไป ตัวอย่างเช่น เคยถูกเตือนเรื่องมาทำงานสาย แล้วภายหลังกลับมาทำงานสายซ้ำอีกภายในอายุคำเตือน กรณีนี้มีน้ำหนักมากกว่า แต่หากเคยถูกเตือนเรื่องแต่งกายไม่เรียบร้อย แล้วต่อมานายจ้างจะอ้างการส่งงานช้าเป็นการผิดซ้ำคำเตือนเดิม อาจมีข้อโต้แย้งได้ว่าไม่ใช่เรื่องเดียวกัน เพราะฉะนั้น หนังสือเตือนต้องเขียนรายละเอียดให้ชัดตั้งแต่แรก เพื่อให้พิสูจน์ได้ในภายหลังว่าลูกจ้างทำผิดซ้ำเรื่องเดิมจริง

         หนังสือเตือนต้องมีข้อความอะไรบ้าง
         เพื่อให้ตอบคำถามว่า หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย ได้อย่างใช้งานจริง ด้านล่างคือรายการข้อความที่ควรมี

           ชื่อบริษัท ที่อยู่ และหัวเอกสาร
           เลขที่หนังสือหรือเลขอ้างอิง
           วัน เดือน ปี
           ชื่อ-นามสกุลลูกจ้าง ตำแหน่ง แผนก
           เรื่อง: หนังสือตักเตือน
           ข้อเท็จจริงของการกระทำผิดอย่างละเอียด
           วัน เวลา สถานที่เกิดเหตุ
           ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ถูกฝ่าฝืน
           ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการกระทำ
           ข้อความตักเตือนให้ปรับปรุงและอย่ากระทำซ้ำ
           ข้อความระบุว่าหากกระทำผิดซ้ำ บริษัทอาจดำเนินการทางวินัยหรือเลิกจ้างตามกฎหมาย
           ลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
           ช่องลงนามรับทราบของลูกจ้าง หรือหมายเหตุว่าลูกจ้างปฏิเสธไม่ลงนาม พร้อมพยาน

             ยิ่งเอกสารชัด โอกาสที่หนังสือเตือนจะมีน้ำหนักก็ยิ่งมาก

          ตัวอย่างโครงหนังสือเตือนที่ถูกต้องในทางปฏิบัติ
 

          เรื่อง หนังสือตักเตือน

          เรียน นาย/นาง/นางสาว ………… ตำแหน่ง ………… แผนก …………

          ตามที่บริษัทตรวจพบว่าเมื่อวันที่ ………… เวลา ………… ณ ………… ท่านได้กระทำการ ………… อันเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน/ระเบียบบริษัท ข้อ ………… ซึ่งกำหนดว่า …………

          การกระทำดังกล่าวส่งผลให้ ………… และถือเป็นการไม่ปฏิบัติตามระเบียบของบริษัท บริษัทจึงขอตักเตือนท่านเป็นหนังสือให้ระมัดระวังและปรับปรุงพฤติกรรมดังกล่าวโดยเคร่งครัด หากท่านกระทำผิดซ้ำอีก บริษัทอาจพิจารณาดำเนินการทางวินัย หรือดำเนินการตามกฎหมายแรงงานต่อไป

                                                                                                                         ขอแสดงความนับถือ
                                                                                                                                    …………
                                                                                                                           ผู้มีอำนาจลงนาม

 

                                                                                                                                รับทราบ
                                                                                                                                  …………
                                                                                                                                  ลูกจ้าง

          หมายเหตุ: หากลูกจ้างไม่ลงนาม ให้บันทึกว่าได้อ่านและแจ้งให้ทราบแล้ว โดยมีพยานลงชื่อรับรอง

          โครงลักษณะนี้ไม่ใช่แบบฟอร์มตายตัว แต่ช่วยให้องค์ประกอบสำคัญครบถ้วนมากขึ้น

         สรุป: หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย หากจะสรุปให้สั้นและชัดที่สุด คำตอบของคำถามที่ว่า หนังสือเตือนต้องทำอย่างไรจึงใช้ได้ตามกฎหมาย คือ หนังสือเตือนต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุพฤติการณ์ความผิดให้ชัด อ้างข้อบังคับหรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม แจ้งให้ลูกจ้างทราบโดยมีหลักฐาน และต้องใช้ภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยเฉพาะหลักที่ว่าหนังสือเตือนมีผลบังคับได้ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด
        ถ้าทำไม่ครบ แม้เรียกเอกสารนั้นว่าหนังสือเตือน ก็อาจไม่มีน้ำหนักเพียงพอในทางกฎหมาย แต่ถ้าทำถูกต้อง หนังสือเตือนจะเป็นเครื่องมือสำคัญทั้งในการบริหารบุคคลและในการป้องกันความเสี่ยงทางคดีแรงงาน หากคุณเป็นนายจ้าง HR ผู้บริหาร หรือลูกจ้างที่กำลังมีปัญหาเรื่องหนังสือเตือน หนังสือตักเตือน การลงโทษทางวินัย หรือการเลิกจ้าง การปรึกษา ทนายความ ที่มีประสบการณ์เฉพาะทางแรงงานจะช่วยให้วางกลยุทธ์ได้ถูกต้องตั้งแต่ต้น โดย ทนายนิธิพล พร้อมให้คำปรึกษาในฐานะ ที่ปรึกษากฎหมาย สำหรับคดีแรงงาน การออกหนังสือเตือน การตรวจข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน และการดำเนินคดีต่อศาลแรงงานอย่างรอบคอบ